Tietosuojaohjeita koskien Mercedes-Benz eSigning:n käyttöä

Nämä tietosuojaohjeet koskevat Mercedes-Benz eSigning:n käyttöä.

Henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää, ja siitä huolehditaan kaikissa liiketoiminnallisissa prosesseissa. Seuraavissa tietosuojaohjeissa on yksityiskohtaista tietoa henkilötietojesi käsittelystä yhteistyökumppanisi toimesta koskien Mercedes-Benz eSigning-käyttäjätilien luomista sekä työkalujen käyttöä.

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka koskevat tunnistettuja tai tunnistettavia luonnollisia henkilöitä. Tässä tietosuojaohjeessa annamme tietoa siitä, kuinka, missä laajuudessa ja mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja kuinka tietoja käsitellään. Sen lisäksi saat tietoa siitä, mitä oikeuksia sinulla on koskien henkilökohtaisten tietojesi käsittelyä.

Sisällysluettelo

1. Ketä nämä tietosuojaohjeet koskevat?
2. Kuka on vastuussa tietojesi käsittelystä ja keneen voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?
3. Mistä tietoni tulevat ja mitä tietoja käsitellään?
4. Mihin tarkoitukseen tietojani käytetään (käsittelyn tarkoitus) ja mikä on sen (oikeudellisena) perustana?
5. Luovutetaanko tietojani eteenpäin?
6. Luovutetaanko tietojani kolmansiin maihin tai kansainvälisille organisaatioille?
7. Tehdäänkö päätöksiä automatisoidusti?
8. Kuinka pitkäksi aikaa tiedot tallennetaan?
9. Mitä oikeuksia minulla on sopimuskumppaniani kohtaan?
10. Voinko kieltää henkilötietojeni käsittelyn?
11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
12. Sinun sopimuskumppanisi
13. eSignAnyWhere-käyttöehdot (Namirial S.p.A.)

1. Ketä nämä tietosuojaohjeet koskevat?

Annamme sinulle tässä tietoa henkilötietojesi keräämisesta ja käsittelystä, mikäli sinulla on Mercedes-Benz eSigning-käyttäjätili tai mikäli allekirjoitat dokumentin työkalulla.

2. Kuka on vastuussa tietojesi käsittelystä ja keneen voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Vastuullinen taho jäljempänä kuvatulle henkilökohtaisten tietojen käsittelylle (mikäli muuta vastuullista tahoa ei nimenomaisesti mainita) on sopimuskumppanisi, jonka kanssa somit Mercedes-Benz eSigning allekirjoitettavan sopimuksen.

Sopimusta ja tietosuojaoikeudellisiin kysymyksiin vastaavaa yhteyshenkilöä koskevia lisätietoja on kohdassa 12.

3. Mistä tietoni tulevat ja mitä tietoja käsitellään?

Henkilötietoja (”tiedot”) käsitellään tietojen välttämisen ja tietojen säästämisen periaatteiden mukaisesti ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ja siltä osin kuin meillä on siihen lakisääteinen oikeus.

Mikäli jäljempänä ei ole ilmoitettu muuta, käsitteet ”käsitteleminen” ja ”käsittely” pitävät sisällään erityisesti henkilötietojen keräämisen, käyttämisen, näyttämisen ja lähettämisen (ks. sitä koskien tietosuoja-asetuksen (”DSGVO”) artiklan 4 kohta 2).

Rekisteröinnin ja työkalun käyttämisen yhteydessä kerätyt tiedot Mercedes-Benz eSigning

Keräämme tietoja online-palvelun puitteissa, rekisteröinti mukaan lukien, siltä osin kuin niiden kerääminen on tarpeen sinun kanssasi solmitun sopimuksen sopimuksellisten velvoitteidemme suorittamiseksi ja täyttämiseksi tai mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Ne sisältävät erityisesti:

• Rekisteröityneen ja käyttäjän perustiedot, erityisesti sukunimen, etunimen;
• Rekisteröityneen ja käyttäjän yhteystiedot, sähköpostin, matkapuhelinnumeron;
• Organisaatiota koskevat tiedot, kuten osaston, yrityksen tunnisteen tai laskutusyksikön
• Rekisteröityneen ja käyttäjän tekniset tiedot, käyttäjätunnisteen, Outlet-ID-tunnisteen, asiakastunnisteen, Mercedes-me-ID-tunnisteen, allekirjoitettavan dokumentin luoneen järjestelmän nimen
• Sinun allekirjoituksesi dokumenttien allekirjoittamiseen, sisältäen ajankohdan, selailukäyttäytymisen ja IP-osoitteen
• Sopimusdokumentit ja niiden sisällön

4. Mihin tarkoitukseen tietojani käytetään (käsittelyn tarkoitus) ja mikä on sen (oikeudellisena) perustana?

Kerääminen ja käsittely sopimuksellisten velvoitteiden täyttämisen puitteissa

Keräämme ja käsittelemme kohdassa 3 tarkemmin kuvattuja henkilötietojasi sinun kanssasi solmitun sopimuksen sopimuksellisten velvoitteidemme suorittamiseksi ja täyttämiseksi (tietosuoja-asetukset artiklan 6 kohta 1 alakohta b (DSGVO)).

Käsittelemme esimerkiksi yhteystietojasi rekisteröinnin puitteissa voidaksemme tarjota sinulle kyseisen palvelun.

Käsittely perustellusta syystä

Sen lisäksi käsittelemme henkilötietojasi, mikäli se on tarpeen sopimuskumppaniasi tai kolmatta tahoa koskevasta perustellusta syystä (tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohdan 1 alakohta f (DSGVO)).

Se pätee erityisesti seuraavissa tapauksissa:

• Mikäli se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi oikeudellisissa kiistoissa;
• IT-turvallisuuden ja -toiminnan varmistamiseksi;

5. Luovutetaanko tietojani eteenpäin?

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille tahoille, paitsi mikäli olet antanut suostumuksesi tietojen luovuttamiseen tai mikäli meillä on siihen lakisääteinen tai viranomaisten määräyksiin perustuva velvollisuus tai oikeus tietojen luovuttamiseen.

Käytämme palvelun suorittamiseen toimeksiantojen käsittelijöitä (esim. T-Systems tai exxcellent solutions GmbH).

Tietojesi luovuttamisessa kyseisille tahoille noudatetaan tarkasti vaitiolovelvollisuutta sekä tietosuoja-asetuksen (DSGVO) ja tietosuojalain vaatimuksia.

Valtuuttamillamme toimeksiantojen käsittelijöillä, jotka käsittelevät tietoja vain meidän toimeksiannostamme ja meidän tarkoituksiimme, on velvollisuus noudattaa tiukkoja standardeja.

6. Luovutetaanko tietojani kolmansiin maihin tai kansainvälisille organisaatioille?

Tietoja ei lähetetä EU:n tai Euroopan talousalueen (ns. kolmannet maat) ulkopuolelle, paitsi mikäli meillä on siihen lakisääteinen tai viranomaisten määräyksiin perustuva velvollisuus.

7. Tehdäänkö päätöksiä automatisoidusti?

Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.

8. Kuinka pitkäksi aikaa tiedot tallennetaan?

Käsittelemme ja tallennamme henkilökohtaisia tietojasi vain niin kauan kuin tarvitsemme niitä sopimuksellisten tai lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

Mikäli käsittely ja tallennus ei ole enää tarpeellista, poistamme tiedot tai estämme pääsyn niihin, mikäli poistaminen ei ole mahdollista.

Yrityksen sisäiset työntekijät tallentavat valmiiksi käsiteltyjä sopimusasiakirjoja yleensä neljä vuotta.

Yritystä koskevia dokumentteja tallennetaan 10 vuotta johtuen lakisääteisesta säilytysvelvollisuudesta (§ 257 I nro. 1 ja 4, IV HGB).

Dokumentit, jotka eivät ole enää voimassa (joita ei ole allekirjoitettu vaadittuna aikana), tai kesken jääneet allekirjoitusprosessit poistetaan kolmen kuukauden kuluttua.

9. Mitä oikeuksia minulla on sopimuskumppaniani kohtaan?

Sinulla on laajoja oikeuksia koskien henkilökohtaisten tietojesi käsittelyä.

Meille on erityisen tärkeää antaa sinulle tietoa oikeuksistasi:

• Tiedonsaantioikeus: Sinulla on oikeus saada tietoa tallentamistamme tiedoista, erityisesti siitä, mihin tarkoituksiin tietoja käsitellään tai kuinka kauan tietoja tallennetaan (tietosuoja-asetukset artikla 15 (DSGVO)).
• Oikeus virheellisten tietojen korjaamiseen: Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat henkilötiedot välittömästi, mikäli tiedoissa on virheitä (tietosuoja-asetuksen artikla 16 (DSGVO)).
• Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus vaatia meiltä sinua koskevien tietojen poistamista. Nämä edellytykset pitävät sisällään, että voit vaatia meiltä tietojesi poistamista, mikäli esim. emme enää tarvitse henkilötietojasi sihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty tai muutoin käsitelty, mikäli tietoja käsitellään lain vastaisesti, mikäli olet kieltänyt oikeutetusti tietojen keräämisen ja käsittelyn tai mikäli on olemassa lakisääteinen velvollisuus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen artikla 17 (DSGVO)).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista. Oikeus on olemassa tarkastuksen keston ajaksi erityisesti silloin, kun olet kiistänyt sinua koskevien tietojen oikeellisuuden, sekä siinä tapauksessa, että toivot rajoitettua käyttöä poistamisen sijaan, kun sinulla on oikeus vaatia tietojen poistamista. Sen lisäksi käsittelyä rajoitetaan siinä tapauksessa, että tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, mihin niitä on käytetty, mutta tarvitse tiedot silti oikeudellisten vaatimusten esittämiseen, läpi viemiseen tai puolustamiseen, sekä mikäli vastalauseen esittäminen molempien osapuolten välillä on riidaton (tietosuoja-asetukset artikla 18 (DSGVO)).
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet luovuttanut meille, selkeässä, yleisesti käytettävässä ja koneella luettavassa muodossa (tietosuoja-asetuksen artikla 20 (DSGVO)), mikäli tietoja ei ole jo poistettu.

Mikäli haluat käyttää jotain oikeuksistasi tai saada lisätietoja, lähetä sähköpostia sopimuskumppanillesi tai kohdassa 12 ilmoitettuun osoitteeseen.

10. Voinko kieltää henkilötietojeni käsittelyn?

Sinulla on oikeus vastustaa tilanteestasi johtuvista erityisistä syistä milloin vain sinua koskevien henkilötietojen käyttöä (tietosuoja-asetuksen artikla 21 (DSGVO)). Lopetamme henkilökohtaisten tietojesi käytön, paitsi mikäli pystymme osoittamaan, että tietojen käsittelylle on ehdoton suojaamista koskeva tarve, joka menee sinun tarpeidesi, oikeuksien ja vapauksien edelle, tai mikäli käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseen, läpi viemiseen tai puolustamiseen.

Mikäli haluat vastutaa henkilötietojesi käsittelyä, ota yhteyttä sopimuskumppaniisi kirjallisesti tai sähköisesti tai lähetä sähköposti kohdassa 12 ilmoitettuun osoitteeseen. Vastalauseen esittämisen myötä on kuitenkin mahdollista, että emme enää voi suorittaa kanssasi solmitun sopimuksen tai tilauksesi velvoitteita lainkaan tai sovitussa laajuudessa.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli olet sitä mieltä, että emme noudata sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta (DSGVO), sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, esim. omassa asuinpaikassasi, työpaikallasi, tai paikkakunnan tietosuojavaltuutetulle.

12. Sinun sopimuskumppanisi

Mikäli et odotusten vastaisesti pysty tunnistamaan varmuudella sopimuskumppaniasi tai sinulla on muuta asiaa liittyen tietosuojaoikeudellisiin seikkoihin, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen pool-id.esigning_data_protection@mercedes-benz.com lisätietojen saamiseksi.

13. eSignAnyWhere-käyttöehdot (Namirial S.p.A.)

Käyttöehdot ovat olennainen osa sinun ja Namirialin välistä eSignAnyWhere-palvelujen ja -ohjelmistojen käyttöön liittyvää sopimusta. Hyväksyt nämä ehdot avatessasi, käyttäessäsi ja ladatessasi nämä palvelut; ristiriidoissa muiden sopimusten kanssa noudatetaan erityisehtoja.

https://www.esignanywhere.net/en/terms-of-use/

Kolmannen osapuolen palveluntarjoajien evästeet

Digitaalinen allekirjoituspalvelumme käyttää evästeitä tarjotakseen sinulle optimoidun käyttökokemuksen. Teemme yhteistyötä useiden kolmansien osapuolten kanssa, jotka voivat myös asettaa evästeitä. Jos haluat lisätietoja näiden kolmannen osapuolen palveluntarjoajien evästekäytännöistä, tutustu seuraavaan luetteloon:

Lisätietoja on tietosuojaselosteessamme.